Uno de los grandes retos de cualquier empresa no es vender, sino cobrar a tiempo. No importa cuántas facturas emitas: si el dinero no entra, el negocio se tranca.
La buena noticia es que Odoo 18 tiene todo lo que necesitas para automatizar tu proceso de cobranza. Y en este blog te lo explicamos de forma sencilla, paso a paso.
¿Por qué necesitas un proceso de cobranza?
Porque los cobros no se hacen solos. Un proceso de cobranza bien definido te permite:
- Detectar fácilmente qué clientes te deben.
- Enviar recordatorios automáticos por correo, SMS o carta.
- Hacer seguimiento sin tener que llamar uno por uno.
- Tener un responsable claro de cada seguimiento.
- Reducir la morosidad y mejorar tu flujo de caja.
Y todo eso lo puedes lograr con las herramientas que ya vienen en tu Odoo 18.
¿Qué necesitas activar?
Primero, hay que configurar los niveles de seguimiento. Para eso ve a:
Contabilidad → Configuración → Niveles de seguimiento
Aquí defines qué pasa cuando una factura se atrasa, por ejemplo:
- A los 7 días: se envía un correo automático.
- A los 14 días: se envía otro correo y se agenda una llamada.
- A los 21 días: se imprime una carta y se asigna una actividad al responsable de cobros.
Cada nivel puede tener su propio mensaje, plantilla y acción. También puedes agregar opciones como:
- Adjuntar la factura atrasada.
- Programar actividades automáticas.
- Agregar seguidores al cliente para ver la respuesta.
- Enviar SMS (si tienes créditos en Odoo IAP).
Dato útil: puedes poner días negativos para enviar un recordatorio antes del vencimiento de la factura.
¿Cómo se hace el seguimiento?
Una vez configurado, el seguimiento puede ser automático o manual.
Automático:
Odoo se encarga de enviar recordatorios según los días de atraso.
Manual:
Desde el cliente o la factura, haces clic en “Enviar recordatorio”, y eliges cómo hacerlo: correo, impresión, SMS o carta.
¿Dónde ves las facturas vencidas?
Ve a Contabilidad → Clientes → Facturas, y filtra por “Vencidas”. Ahí verás todo lo que necesita atención.
También puedes ir a Contabilidad → Clientes → Clientes, y desde ahí ver:
- Qué clientes tienen facturas vencidas.
- Qué seguimiento se ha hecho.
- Cuándo se enviará el próximo recordatorio.
Y si quieres hacer seguimiento a varios clientes a la vez, selecciona todos los que quieras y haz clic en “Acciones → Procesar seguimiento”.
¿Y si quieres ver el estado de cuenta de un cliente?
Desde el formulario del cliente, haz clic en “Estado de cuenta del cliente” y verás todo lo que debe, lo que pagó y lo que está por vencer.
También puedes enviarlo directamente al cliente en PDF o Excel.
Un flujo de cobranza sencillo (y efectivo)
Aquí te dejamos un ejemplo de cómo puedes armar tu proceso:
- Día -3: Recordatorio amable de pago (Correo)
- Día 0: La factura vence (Sin acción)
- Día 7: Primer recordatorio (Correo + Actividad)
- Día 14: Segundo recordatorio (Correo + SMS)
- Día 21: Carta formal + llamada de cobros (Impreso + Actividad)
- Día 30: Escalamiento interno o externo (Actividad)
Este flujo lo puedes adaptar a tu realidad, y en Odoo 18 se puede automatizar todo.
¿Y si no sabes cómo empezar?
Si no tienes tu proceso de cobranza claro o no sabes cómo configurarlo en Odoo, aquí entramos nosotros.
En Valtriom, ayudamos a nuestros clientes a:
- Diseñar su flujo de cobranza ideal.
- Configurarlo completo dentro de Odoo 18.
- Capacitar al equipo de cobros para usarlo bien.
- Automatizar lo más posible, y dejar trazabilidad de todo.
Así te aseguras de que el dinero entre a tiempo, sin perder la calma ni el control.
¿Listo para estructurar tu proceso de cobranza como una empresa seria?
Contáctanos.
En Valtriom, diseñamos sistemas que no solo funcionan… cobran.