1. Objeto y Ámbito de Aplicación

La presente Política de Privacidad tiene por finalidad establecer los términos y condiciones bajo los cuales Valtriom, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, recolecta, procesa, almacena, transfiere y protege la información de carácter personal de sus clientes, proveedores, aliados estratégicos, visitantes de su sitio web y usuarios de sus plataformas digitales. Este documento se aplica a toda operación que implique la manipulación de datos personales en el territorio de la República de Panamá, así como a aquellas transferencias internacionales que, aun efectuadas fuera del país, involucren a titulares de datos residentes en Panamá.

El alcance de esta política comprende todo tratamiento de datos realizado en medios electrónicos, automatizados o físicos, incluyendo, pero sin limitarse, a información ingresada en formularios web, comunicaciones electrónicas, contratos de servicio, registros de soporte técnico y actividades de mercadeo autorizadas. Se garantiza que todo tratamiento de datos se llevará a cabo bajo los principios de lealtad, finalidad, proporcionalidad, veracidad, seguridad, transparencia, confidencialidad, legalidad y portabilidad, conforme lo exige la Ley 81 de 2019 y su reglamentación.

2. Responsable del Tratamiento y Datos de Contacto

Valtriom actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales, lo que implica que determina las finalidades y medios para su procesamiento. El domicilio legal y los canales oficiales de contacto se encuentran claramente publicados en este sitio web y en los documentos contractuales suscritos con nuestros clientes. Todo tratamiento de datos se realiza a través de personal debidamente autorizado, bajo acuerdos de confidencialidad y protocolos de seguridad documentados.

El Responsable del Tratamiento tiene la obligación legal y contractual de implementar medidas técnicas, organizativas y administrativas que garanticen un nivel de seguridad adecuado frente a los riesgos del tratamiento. Cualquier consulta, ejercicio de derechos o reclamo relacionado con datos personales podrá realizarse mediante los canales indicados en el apartado de “Procedimiento para Ejercicio de Derechos ARCO”, garantizando trazabilidad y respuesta dentro de los plazos legales establecidos.

3. Consentimiento Libre, Expreso e Informado

La recolección y tratamiento de datos personales se realizarán únicamente cuando exista consentimiento libre, previo, expreso e informado por parte del titular, salvo que la ley disponga lo contrario. Este consentimiento se obtendrá de forma verificable y mediante mecanismos que permitan acreditar que el titular comprendió la finalidad y el alcance del tratamiento, evitando ambigüedades o consentimientos tácitos.

Cuando el consentimiento se otorgue conjuntamente con otros términos o condiciones, este se presentará de manera destacada y separada, en un lenguaje claro y accesible, de modo que el titular pueda aceptarlo o rechazarlo sin condicionamientos indebidos. La negativa a otorgar el consentimiento podrá limitar la prestación de ciertos servicios que requieran tratamiento de datos, pero no afectará el acceso a contenidos o funcionalidades que no dependan de dicho tratamiento.

4. Finalidad Específica del Tratamiento

Los datos personales recolectados serán tratados exclusivamente para los fines específicos, explícitos y legítimos informados al titular al momento de su recolección. Entre las finalidades se incluyen: la gestión contractual, la provisión de servicios de consultoría y soporte técnico, la facturación y cobro, la atención de solicitudes, el envío de comunicaciones relacionadas con el servicio, y el cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias.

En ningún caso se utilizarán los datos para finalidades incompatibles o diferentes a las comunicadas inicialmente, salvo que se obtenga un nuevo consentimiento o que exista habilitación legal para ello. El cambio de finalidad será informado de manera oportuna al titular, indicando el motivo, alcance y posibles consecuencias de dicho cambio, para que pueda tomar una decisión informada respecto a la continuidad del tratamiento.

5. Principio de Proporcionalidad y Minimización de Datos

Valtriom garantiza que únicamente recolectará los datos personales que sean estrictamente necesarios y pertinentes en relación con las finalidades para las que fueron obtenidos. Se evitará de manera expresa la recolección excesiva, irrelevante o desproporcionada, así como el tratamiento de datos sensibles cuando no sea indispensable para la prestación del servicio o cuando no exista autorización expresa del titular.

Para asegurar el cumplimiento de este principio, se implementarán mecanismos internos de revisión periódica de formularios, bases de datos y procesos de captura de información, eliminando aquellos campos o registros que no guarden relación con la finalidad declarada. Asimismo, se establecerán políticas de anonimización y seudonimización cuando los datos se utilicen con fines estadísticos, analíticos o de investigación, reduciendo al mínimo posible la identificación de los titulares.

6. Exactitud y Actualización de los Datos

Valtriom se compromete a mantener los datos personales en un estado de exactitud y veracidad, de forma que sean adecuados, pertinentes y actualizados conforme a las finalidades para las que fueron recolectados. El titular tiene derecho a solicitar la corrección, actualización o supresión de datos inexactos, incompletos o desactualizados, y Valtriom adoptará las medidas necesarias para atender estas solicitudes en los plazos que establece la Ley 81 de 2019.

Se realizarán revisiones periódicas de las bases de datos para garantizar su calidad y precisión, evitando que se mantenga información que haya perdido vigencia o que pueda inducir a error. En todo caso, cualquier modificación sustancial realizada por el titular será documentada para preservar la trazabilidad del tratamiento.

7. Seguridad y Confidencialidad de la Información

La seguridad de los datos personales es una prioridad estratégica para Valtriom. Se aplicarán medidas técnicas, administrativas y organizativas adecuadas para prevenir la pérdida, acceso no autorizado, alteración, destrucción o divulgación indebida de la información. Dichas medidas incluyen controles de acceso basados en roles, encriptación de datos en tránsito y en reposo, respaldos cifrados, auditorías periódicas y protocolos de respuesta ante incidentes.

Todo el personal de Valtriom, así como terceros que intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos, estarán sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad, cuya violación puede implicar sanciones disciplinarias, responsabilidad civil e incluso penal, conforme a la legislación panameña vigente.

8. Transparencia en el Tratamiento

Valtriom garantiza que los titulares de los datos personales recibirán información clara, veraz, completa y fácilmente accesible sobre las finalidades del tratamiento, las categorías de datos recolectados, los plazos de conservación, las medidas de seguridad implementadas y los derechos que les asisten. Esta información será puesta a disposición a través de esta política, los contratos de prestación de servicios y las notificaciones específicas en el momento de la recolección.

En caso de modificaciones sustanciales a la política o al alcance del tratamiento, Valtriom notificará de manera oportuna a los titulares, indicando los cambios realizados y solicitando, cuando sea necesario, el consentimiento correspondiente para continuar con el tratamiento.

9. Derechos ARCO y de Portabilidad

Los titulares de los datos podrán ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO), así como el derecho a la portabilidad de sus datos, en cualquier momento y de manera gratuita. El ejercicio de estos derechos se realizará siguiendo el procedimiento descrito en esta política, el cual garantiza trazabilidad, atención dentro de plazos legales y respuesta formal al titular.

La portabilidad implica que, a solicitud del titular, Valtriom entregará sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, siempre que sea técnicamente posible y no afecte derechos de terceros. Este proceso se ejecutará con medidas de seguridad para evitar filtraciones o alteraciones durante la transferencia.

10. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

Valtriom pone a disposición canales formales para que los titulares presenten solicitudes relacionadas con sus derechos: correo electrónico designado, formulario web seguro o comunicación escrita a la dirección física de la empresa. Las solicitudes deberán contener la identificación del titular, la descripción clara de los datos objeto de la solicitud y la acción requerida (acceso, rectificación, cancelación, oposición o portabilidad).

Recibida la solicitud, Valtriom acusará recibo e iniciará el procedimiento de verificación de identidad del solicitante, pudiendo requerir documentación adicional. La respuesta será emitida en un plazo máximo de 10 días hábiles, conforme lo establece la normativa, y en caso de negativa, esta será debidamente motivada, indicando al titular los recursos disponibles, incluyendo la posibilidad de acudir a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).

11. Derecho al Olvido y Habeas Data

Valtriom reconoce el derecho de los titulares a solicitar la supresión o eliminación definitiva de sus datos personales cuando estos resulten innecesarios para la finalidad con la que fueron recolectados, hayan caducado, o cuando el titular retire su consentimiento y no exista otra base legal para su conservación. Este derecho se ejercerá sin perjuicio de las obligaciones legales de retención que puedan aplicar en materia fiscal, contractual o regulatoria.

El procedimiento para ejercer el derecho al olvido implicará la verificación de la identidad del solicitante y la evaluación técnica y legal de la solicitud. Valtriom eliminará los datos de sus sistemas y, cuando corresponda, notificará a terceros con los que se hayan compartido los datos para que realicen la eliminación respectiva. El ejercicio de este derecho se enmarca también en el habeas data reconocido por la Constitución y la legislación panameña.

12. Limitación Temporal de Conservación

Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo estrictamente necesario para el cumplimiento de las finalidades para las que fueron recolectados. Una vez cumplidas dichas finalidades, Valtriom procederá a su eliminación segura o anonimización irreversible, salvo que exista una obligación legal que exija su conservación por un plazo adicional, como en el caso de la normativa tributaria o regulaciones sectoriales.

En todo caso, Valtriom establecerá plazos máximos de conservación que no superen los 7 años, conforme a las mejores prácticas de la industria y salvo disposición legal distinta. Transcurrido dicho plazo, los datos serán eliminados de forma definitiva utilizando métodos técnicos que garanticen la imposibilidad de su recuperación, documentando este proceso en un registro de destrucción de datos.

13. Transferencias Internacionales de Datos

Valtriom podrá transferir datos personales a terceros ubicados en otros países únicamente cuando estos garanticen un nivel de protección equivalente o superior al previsto en la Ley 81 de 2019. Esta transferencia podrá realizarse con base en: (a) consentimiento expreso del titular; (b) ejecución de un contrato en el que el titular sea parte; (c) obligación legal; o (d) adopción de cláusulas contractuales tipo o reglas corporativas vinculantes aprobadas por las autoridades competentes.

Toda transferencia internacional será previamente documentada, indicando el país de destino, el tipo de datos transferidos, la finalidad del tratamiento y las medidas de seguridad adoptadas. En caso de utilizar proveedores de servicios en la nube, Valtriom exigirá a estos el cumplimiento de estándares internacionales como ISO/IEC 27001 y ISO/IEC 27701, así como auditorías de terceros independientes.

14. Tratamiento sin Consentimiento Previo

La Ley 81 de 2019 establece que ciertos tratamientos de datos pueden realizarse sin consentimiento previo del titular, siempre que exista una base legal legítima, como el cumplimiento de obligaciones contractuales, el cumplimiento de una ley, la protección de intereses vitales del titular o de otra persona, o el interés público claramente justificado.

Valtriom aplicará este supuesto únicamente en los casos estrictamente necesarios y siempre bajo criterios de proporcionalidad y minimización. En estos casos, se documentará la justificación legal, las categorías de datos tratados y las medidas adoptadas para proteger la información. Además, cuando sea posible y no comprometa la finalidad del tratamiento, se informará al titular sobre la existencia y alcance de dicho procesamiento.

15. Tratamiento de Datos de Menores de Edad e Incapacitados

El tratamiento de datos personales de menores de edad o personas legalmente incapacitadas se realizará únicamente con el consentimiento previo y expreso de sus representantes legales, salvo en aquellos casos en los que exista una obligación legal o el tratamiento sea necesario para proteger un interés vital del menor o de la persona en situación de incapacidad.

Valtriom adoptará medidas especiales para garantizar que la información de menores e incapaces se recoja y procese con un nivel de seguridad reforzado, incluyendo el uso de técnicas de minimización, cifrado y controles de acceso más estrictos. Además, se prohíbe expresamente el uso de estos datos para fines de mercadeo directo o cualquier otra finalidad que pueda resultar lesiva para los derechos del titular.

16. Notificación de Brechas de Seguridad

Valtriom implementará un protocolo formal para la gestión y notificación de incidentes de seguridad que comprometan datos personales. En caso de detectarse una violación de seguridad que implique acceso, divulgación, pérdida, alteración o destrucción no autorizada de datos, se activará inmediatamente el plan de respuesta a incidentes, que incluye la identificación del alcance, contención del daño, mitigación de riesgos y registro detallado del evento.

Si la brecha implica un alto riesgo para los derechos y libertades de los titulares, Valtriom notificará a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI) en un plazo no mayor a 72 horas, así como a los titulares afectados en un plazo razonable, proporcionando información sobre la naturaleza del incidente, las posibles consecuencias y las medidas adoptadas para remediarlo.

17. Oficial de Protección de Datos (DPO)

Valtriom podrá designar voluntariamente a un Oficial de Protección de Datos (Data Protection Officer – DPO), encargado de supervisar el cumplimiento normativo en materia de protección de datos, asesorar en la implementación de medidas técnicas y organizativas, y servir como punto de contacto entre la empresa, los titulares de datos y la ANTAI.

En caso de que la legislación o la naturaleza de las operaciones lo requiera, la designación del DPO será obligatoria, especialmente en actividades de tratamiento de alto riesgo, monitoreo sistemático de personas o tratamiento de datos sensibles a gran escala. El DPO contará con independencia funcional, acceso directo a la alta dirección y recursos suficientes para el cumplimiento de sus funciones.

18. Registro de Actividades de Tratamiento

Valtriom llevará un registro actualizado de todas las actividades de tratamiento de datos personales bajo su responsabilidad. Este registro incluirá, como mínimo: (a) la identidad y datos de contacto del responsable; (b) las finalidades del tratamiento; (c) la descripción de las categorías de datos y de titulares; (d) las transferencias nacionales e internacionales realizadas; (e) los plazos de conservación; y (f) las medidas de seguridad implementadas.

Este registro se mantendrá a disposición de la ANTAI para efectos de inspección y auditoría, y se revisará periódicamente para asegurar que refleja fielmente la realidad de los procesos internos de tratamiento de datos. Su mantenimiento será obligatorio tanto para tratamientos automatizados como para soportes físicos.

19. Auditorías y Evaluaciones de Cumplimiento

Con el objetivo de garantizar el cumplimiento permanente de esta política y de la legislación vigente, Valtriom llevará a cabo auditorías internas y, cuando corresponda, auditorías externas realizadas por consultores independientes. Estas evaluaciones revisarán la eficacia de las medidas de seguridad, la adecuación de los procedimientos, la capacitación del personal y el cumplimiento de los plazos y derechos de los titulares.

Adicionalmente, cuando se planifiquen tratamientos de alto riesgo, se realizarán evaluaciones de impacto en la protección de datos (DPIA – Data Protection Impact Assessment), identificando riesgos potenciales y proponiendo medidas para mitigarlos antes de iniciar el tratamiento.

20. Privacidad por Diseño y por Defecto

Valtriom adoptará el principio de Privacidad por Diseño, asegurando que la protección de datos esté incorporada desde la fase inicial de concepción de cualquier sistema, proceso o servicio que implique tratamiento de datos personales. Esto incluye la integración de medidas de seguridad, anonimización, control de accesos y minimización de datos desde el diseño técnico y organizativo.

Asimismo, se aplicará el principio de Privacidad por Defecto, configurando todos los sistemas para que, por defecto, recojan únicamente los datos necesarios para la finalidad específica, sin requerir acciones adicionales del titular para proteger su información. Esto reduce la exposición innecesaria y el riesgo de uso indebido.

21. Transferencias a Terceros

Valtriom podrá compartir datos personales con terceros únicamente cuando sea estrictamente necesario para el cumplimiento de las finalidades informadas al titular y bajo un marco de protección equivalente al establecido en la Ley 81 de 2019. Antes de realizar cualquier transferencia, se verificará que el tercero cuente con medidas técnicas, legales y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos.

Toda transferencia se documentará mediante un contrato de encargado de tratamiento o cláusulas específicas de protección de datos, que establecerán, entre otros, la prohibición de uso distinto al pactado, la obligación de devolver o destruir los datos al finalizar el servicio, y el deber de notificar incidentes de seguridad. Valtriom se reserva el derecho de auditar o solicitar evidencia documental del cumplimiento de estas obligaciones.

22. Formación y Concientización Interna

Valtriom reconoce que la protección efectiva de los datos personales depende en gran medida de la conducta de las personas que los manejan. Por ello, todos los empleados, contratistas y terceros autorizados que tengan acceso a datos personales recibirán capacitación periódica sobre la normativa aplicable, las políticas internas y las mejores prácticas en materia de seguridad de la información y privacidad.

Estos programas de formación incluirán casos prácticos, procedimientos de respuesta ante incidentes, pautas para la gestión segura de la información y actualizaciones normativas. La asistencia y aprovechamiento de estas capacitaciones será obligatoria y se documentará como parte de las evidencias de cumplimiento en caso de auditoría.

23. Medidas ante Infracciones y No Conformidades

En caso de detectarse un incumplimiento de esta política o de la legislación aplicable, Valtriom adoptará medidas correctivas inmediatas para contener el riesgo, investigar la causa raíz y evitar la repetición del incidente. Dependiendo de la gravedad, estas medidas podrán incluir desde la reentrenamiento del personal involucrado, hasta la rescisión de contratos o la imposición de sanciones disciplinarias.

Cuando la infracción provenga de un tercero encargado del tratamiento, Valtriom exigirá la ejecución de acciones correctivas y, si es necesario, procederá a la terminación contractual y a la notificación a las autoridades competentes. Todo incidente y su resolución quedarán documentados en un registro de control interno.

24. Marco Legal Complementario

Además de la Ley 81 de 2019 y su Decreto Ejecutivo 285 de 2021, Valtriom cumplirá con todas las disposiciones legales y regulatorias que resulten aplicables según el sector y la naturaleza de los servicios prestados. Esto incluye, entre otros, la normativa de la Superintendencia de Bancos de Panamá, las leyes fiscales y comerciales, así como los estándares internacionales de seguridad de la información como ISO/IEC 27001 y ISO/IEC 27701.

En caso de conflicto entre esta política y una disposición legal obligatoria, prevalecerá la norma legal, sin que ello implique una renuncia a las garantías y compromisos asumidos por Valtriom en materia de privacidad.

25. Sanciones Legales por Incumplimiento

El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 81 de 2019 puede acarrear sanciones impuestas por la ANTAI que van desde multas económicas hasta órdenes de suspensión del tratamiento de datos, sin perjuicio de otras responsabilidades civiles o penales que pudieran derivarse.

Valtriom advierte que cualquier persona o tercero que manipule datos personales en su nombre y que incumpla estas disposiciones será responsable de sus actos ante las autoridades y frente a los titulares de los datos, pudiendo Valtriom repetir contra él cualquier perjuicio o multa que se le imponga por causa de dicho incumplimiento.

26. Mecanismos de Actualización de la Política

Valtriom revisará y actualizará esta Política de Privacidad de manera periódica o cuando se produzcan cambios significativos en la legislación, en los procesos internos de tratamiento de datos, o en las tecnologías utilizadas que puedan afectar la protección de la información. Las actualizaciones entrarán en vigor desde su publicación en el sitio web o comunicación directa al titular, según corresponda.

En caso de que la modificación implique un cambio sustancial en las finalidades del tratamiento o en las condiciones originalmente aceptadas por el titular, se solicitará nuevamente su consentimiento, salvo que exista otra base legal que habilite el tratamiento bajo las nuevas condiciones. Las versiones anteriores de esta política se conservarán archivadas para fines de trazabilidad y auditoría.

27. Canales de Contacto para Ejercicio de Derechos

Para consultas, reclamaciones o solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales, el titular podrá dirigirse a Valtriom mediante los siguientes canales oficiales:

• Correo electrónico designado exclusivamente para protección de datos.
• Formulario web seguro disponible en nuestro sitio oficial.
• Comunicación escrita dirigida al domicilio legal de Valtriom.

Toda comunicación recibida a través de estos canales será registrada, asignada a un responsable interno y atendida dentro de los plazos establecidos por la ley. Se garantizará la trazabilidad de cada caso hasta su resolución definitiva.

28. Enlaces y Referencias Normativas

Para asegurar transparencia y facilitar el acceso a la información, Valtriom pone a disposición de los titulares las siguientes referencias normativas:

• Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales.
• Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021, que la reglamenta.
• Guías y criterios emitidos por la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).

Estos documentos pueden ser consultados en línea a través de las páginas oficiales de la Asamblea Nacional y la ANTAI, o solicitados directamente a Valtriom en formato digital.

29. Disposiciones Finales

La presente política forma parte integrante de los términos y condiciones generales de uso de los servicios de Valtriom. Su interpretación y aplicación se regirá por las leyes de la República de Panamá, y cualquier controversia que surja en relación con la misma será sometida a la jurisdicción de los tribunales competentes del país.

En caso de que alguna disposición de esta política sea declarada inválida o inaplicable por autoridad competente, las demás cláusulas mantendrán plena vigencia y efecto, interpretándose de forma que se respete la finalidad de protección de datos personales que la inspira.

30. Aceptación por Parte del Usuario

El uso de este sitio web, así como la contratación de cualquier servicio ofrecido por Valtriom, implica la aceptación plena y sin reservas de la presente Política de Privacidad en la versión publicada y vigente al momento de dicho uso o contratación.

El titular declara haber leído, comprendido y aceptado los términos aquí establecidos, reconociendo que el consentimiento otorgado se ha prestado de forma libre, expresa e informada, y que se encuentra consciente de sus derechos y obligaciones conforme a la Ley 81 de 2019 y demás normativa aplicable.