Cada quien archiva a su manera
Uno pone la fecha primero, otro el nombre del cliente, otro deja el nombre que trajo el archivo. Ninguno está mal, y por eso mismo nadie encuentra lo del otro.
Clasificación y Archivo Automático
Nadie encuentra nada. Y todo el mundo lo acepta como normal.
El contrato está en el correo de alguien, la cotización en un Drive, el plano en un WhatsApp. Esto lee cada documento que llega, entiende qué es y de quién es, y lo archiva donde va. Con el nombre correcto.
✓Nadie de tu equipo cambia cómo trabaja
✓Funcionando en 10 días hábiles
✓Es el servicio de documentos más barato del catálogo
Lo que hay hoy en tu carpeta
Sin inventar nada
escaneo_0034.pdf
Documento final v3 FINAL definitivo.pdf
IMG-20260814-WA0021.jpg
contrato (copia) (1).pdf
Después: «2026-08-14 · Contrato · Constructora M · Proyecto Costa del Este.pdf», archivado en la carpeta del cliente y enlazado a su ficha.
El dolor
Buscar un documento cuesta veinte minutos y a nadie le parece raro.
Se ha vuelto parte del trabajo. Pero es tiempo puro, todos los días, de toda la empresa.
El documento vive en un correo
Nunca llegó a la carpeta compartida. Está en la bandeja de alguien, y si esa persona está de vacaciones o ya no trabaja aquí, ese contrato desapareció.
Se trabaja sobre la versión vieja
Alguien manda una cotización con precios del año pasado porque encontró primero ese archivo. El error no se ve hasta que el cliente lo acepta y hay que sostenerlo.
Y hay un momento en que duele de verdad: cuando llega una auditoría, un reclamo legal o un cliente pidiendo el contrato firmado. Ahí se paraliza medio departamento buscando.
Qué es
Un archivista que lee cada documento y lo guarda donde va.
Lee lo que llega, entiende qué tipo de documento es y a quién pertenece, le pone un nombre consistente y lo archiva en su lugar. Todos los días, sin que nadie se lo pida.
No es una carpeta nueva que hay que aprender
Tu gente sigue mandando y recibiendo igual que hoy. El archivo pasa por debajo. Lo único que cambia es que ahora las cosas sí están donde deberían.
No es lo mismo que Extracción de Documentos
Este ordena: clasifica, nombra y archiva. El otro registra: saca el RUC, el monto y el ITBMS y crea el asiento en el sistema. Si lo que te duele es contabilidad, quieres el otro y cuesta más. Si lo que te duele es no encontrar nada, es este.
No decide por su cuenta lo que no sabe
Si un documento no calza en ninguna categoría, lo deja en una bandeja aparte para que alguien lo mire. Preferimos una bandeja corta de pendientes a un archivo mal guardado que nadie va a volver a encontrar.
Cómo funciona
Qué pasa desde que llega el archivo.
1. Lo detecta donde caigaUn correo, una carpeta compartida, WhatsApp o un escaneo. Vigila los sitios que le indiques.
2. Lee el contenidoNo el nombre del archivo, que casi siempre miente. Abre el documento y lee lo que dice adentro.
3. Decide qué esContrato, cotización, factura, plano, certificado, acta. Las categorías las defines tú.
4. Identifica de quién esCliente, proveedor, proyecto o empleado. Y lo enlaza a esa ficha en tu sistema.
5. Lo nombra parejoCon la regla que definimos contigo, la misma siempre. Se acabó el «v3 FINAL definitivo».
6. Lo archiva y avisaQueda en su carpeta y, si aplica, le avisa a quien debía enterarse de que llegó.
Cuánto te ahorra
La cuenta, para un equipo de diez personas.
Estimaciones para dimensionar, no una promesa. En el diagnóstico las calculamos con tu caso.
Repartidas en toda la empresa, en pedazos de diez minutos que nadie contabiliza. Sumadas son media semana de trabajo.
Nadie vuelve a renombrar ni mover archivos. Y más importante: nadie vuelve a olvidarse de hacerlo.
Los $990 se recuperan con el tiempo liberado. Pero el valor real aparece el día que necesitas un documento con urgencia y está ahí.
Somos honestos: este servicio no tiene un ROI espectacular en la hoja de cálculo. Su valor es que deja de perderse información de la empresa. Si buscas retorno medible en dinero, empieza por Extracción de Documentos o el Agente de Cobranza.
Cómo lo logramos
Diez días hábiles, explicados sin misterio.
Lo difícil no es clasificar. Es acordar la regla de archivo, porque cada departamento cree que la suya es la buena.
1
Acordamos una sola regla
Qué categorías existen, cómo se nombra cada documento y en qué estructura vive. Esta reunión es la que de verdad resuelve el problema; el resto es montarlo.
2
Entrenamos con tus documentos
Con ejemplos reales de cada categoría, sacados de lo que ya tienes. Así aprende a distinguir tu contrato de tu cotización, que en tu empresa puede que se parezcan más de lo normal.
3
Arranca solo con lo nuevo
Primero clasifica lo que va llegando, para no tocar tu histórico mientras se afina. Cuando ya confías en él, procesamos el archivo viejo. Nunca al revés.
En qué casos se necesita
Si te pasa alguna de estas, te sirve.
Manejas mucho papel por clienteEstudios legales, constructoras, aseguradoras, contabilidad, logística.
Cada quien archiva distintoY nadie encuentra lo que guardó el otro.
Documentos que viven en correosY desaparecen cuando esa persona se va de la empresa.
Te auditan o te reclaman seguidoY cada vez hay que salir a buscar el respaldo contra reloj.
Precio
$990 para arrancar. Luego $59 al mes.
Eso es todo. No hay opciones que elegir ni letra chica: la puesta en marcha se paga una vez y la mensualidad empieza cuando entra a clasificar.
Clasificación y Archivo Automático
Un solo servicio, dos pagos.
$990 hoy, una sola vez
$59 al mes, cuando entre en producción
Primer año completo: $1.698 · a partir del segundo: $708 al año
- ✓El pago de hoy cubre: la reunión donde se acuerda la regla única de archivo, entrenamiento con tus documentos reales, conexión a los canales por donde llegan y enlace con las fichas de tu sistema
- ✓La mensualidad cubre: 1.000 documentos al mes clasificados, nombrados y archivados, bandeja de pendientes para lo dudoso y ajustes cuando aparezca un tipo de documento nuevo
- ✓Documentos por encima de los 1.000: $0.05 cada uno
- ✓30 días de garantía y sin permanencia: cancelas con 30 días de aviso
Procesar tu archivo histórico se cotiza aparte, según cuántos documentos sean. Lo decimos ahora y no después de cobrarte.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan antes de decidir.
¿Mi gente tiene que cambiar cómo trabaja?
No, y ese es el punto. Siguen mandando y recibiendo igual que hoy. Si les pidiéramos cambiar de hábito, en dos semanas estarían otra vez guardando donde siempre. Por eso el sistema se adapta a ellos.
¿Y si clasifica mal un documento?
Se corrige en un clic y aprende de esa corrección. Y cuando no está seguro, no adivina: lo deja en la bandeja de pendientes. Un documento mal archivado es un documento perdido, así que preferimos que pregunte.
¿Sirve con Google Drive, SharePoint o una carpeta de red?
Con los tres. Lo verificamos en el diagnóstico según lo que uses hoy, antes de cobrarte nada.
¿En qué se diferencia de Extracción de Documentos?
Este ordena y archiva; el otro saca los datos y los registra en contabilidad. Se pueden tener los dos, pero si solo vas por uno: ¿te duele no encontrar nada? Este. ¿Te duele el cierre contable? El otro.
¿Y mi archivo viejo?
Se puede procesar, y se cotiza aparte según el volumen. Nuestra recomendación es empezar solo con lo nuevo: así compruebas que clasifica bien antes de dejarlo tocar veinte años de documentos.
Diagnóstico gratis
Enséñanos tu carpeta compartida. No nos vamos a escandalizar.
Dos horas. Miramos cómo archivan hoy, cuánto tiempo se va buscando y qué categorías necesita tu operación. Si tu volumen no lo justifica, te lo decimos y no te vendemos nada.
✓Sin compromiso ni contrato de por medio
✓Te entregamos la regla de archivo por escrito, la uses con nosotros o no
✓Respondemos el mismo día hábil
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