Software para universidades en Panamá.
Matrícula por período, cobros por crédito o materia, becas y finanzas institucionales. La administración de la universidad con números confiables.
Cada período reinicia el desorden administrativo.
Lo que más pesa en instituciones de educación superior.
Cobros por período difíciles de armar
Créditos, materias, laboratorios y recargos que se calculan a mano cada cuatrimestre.
Becas y convenios sin control
Descuentos aplicados por criterio, sin trazabilidad ni tope presupuestario.
Reportes financieros lentos
La institución necesita cifras por facultad y por período, y llegan semanas después.
Matrícula, cobros y finanzas.
Se implementa por partes, en el orden que menos interrumpa tu operación.
Inscripción por período
Inscripción por materia o crédito, con cupos y prerrequisitos administrativos.
Aranceles y recargos
Cálculo por crédito, materia o paquete, con recargos por mora automáticos.
Descuentos con trazabilidad
Beca o convenio aplicado con responsable, vigencia y control presupuestario.
Estado de cuenta
Portal con saldo, comprobantes y planes de pago.
Por facultad y período
Ingresos y gastos por unidad académica, con presupuesto ejecutado.
Factura electrónica DGI
Emisión al estudiante o a la empresa patrocinadora.
Todo lo que aplica a una universidad, y hasta dónde llega cada pieza.
Quince servicios que se contratan por separado o juntos, bajo un solo responsable. Cada uno tiene su página con el alcance escrito.
El sistema y el cobro
Lo que sostiene la operación todos los días.
Sistema ERP sobre Odoo
El sistema que evita que cada período reinicie el desorden.
- Matrícula por período con prerrequisitos validados
- Cobro por crédito, laboratorio y derecho de examen
- Convalidaciones y equivalencias con su propia malla
- Expediente académico y financiero del estudiante
Facturación electrónica Panamá
El cobro que la DGI acepta, operando desde el primer día.
- Folios electrónicos vigilados antes de que se agoten
- Certificado de firma electrónica gestionado
- Módulo de integración con el ERP
- Soporte cuando la DGI rechaza un documento en cierre de mes
Cómo viene el período
La matrícula proyectada se decide con el dato del período anterior.
- Matrícula confirmada contra proyectada, por facultad
- Morosidad por período y por carrera
- Ocupación de cursos y secciones
Agentes de IA
Cada uno dice lo que hace y lo que no. El límite va por escrito.
El estudiante consulta su estado de cuenta
Saldo y enlace de pago sin hacer fila en ventanilla.
Lo que no hace: No condona deuda ni levanta bloqueos académicos.
Atiende al aspirante que pregunta por la carrera
Recoge interés, grado previo y contacto para admisiones.
Lo que no hace: No confirma admisión ni compromete beca.
El recordatorio de pago por período sale solo
Con monto, fecha límite y enlace de pago.
Lo que no hace: No negocia plazos ni condona recargos.
«¿Cuántos matriculados llevamos por facultad?»
Preguntado en español, contestado sobre datos reales.
Lo que no hace: No muestra lo que quien pregunta no tiene permiso de ver.
Los documentos de admisión se leen solos
Diploma, créditos previos y cédula asociados al expediente.
Lo que no hace: No valida la equivalencia: deja el dato para la comisión.
Contesta el teléfono en semana de matrícula
Toma la consulta y la dirige a la facultad correcta.
Lo que no hace: No confirma cupo ni monto de beca.
Gobierno de la IA
Las reglas de lo que un agente puede decir en nombre de su negocio.
Qué puede decir la IA en su nombre
Por escrito antes de encenderla, no después del primer problema.
- Qué contesta sobre precio, reclamo y condiciones
- Qué tiene que escalar a una persona
- Qué datos del cliente puede usar y cuáles no
Quién autoriza un cambio
Con socios o con varias sucursales, evita que cada quien le mueva el discurso al agente.
- Responsable de aprobar cambios de guion
- Registro de qué cambió y cuándo
- Revisión periódica de lo que respondió
Informe mensual de uso de IA
Sin ese número no sabe si le está sirviendo o solo le está gustando.
- Cuántas conversaciones resolvió solo
- Cuántas escaló y por qué
- En qué se equivocó y qué costó ese mes
Dónde corre, red y seguridad
La capa que nadie nota hasta que algo se pone lento.
La plataforma aguanta el día de matrícula
Miles de estudiantes entrando a la misma hora.
- Capacidad dimensionada para el pico, no para el promedio
- Respaldos probados
- Monitoreo con alerta antes de que usted lo note
Red del campus segmentada por facultad
Laboratorios, administración y red de estudiantes, separadas.
- Segmentación por facultad y por uso
- Cobertura en aulas, laboratorios y biblioteca
- Enlaces entre sedes con respaldo
Protección del expediente académico y financiero
El historial de un estudiante lo acompaña toda la vida.
- ESET en administración y laboratorios
- Firewall administrado con segmentación
- Control de acceso al expediente por rol
A medida y soporte
Cuando el estándar no alcanza, y quién contesta después del arranque.
Convalidaciones y planes de estudio propios
Su malla, sus prerrequisitos y sus reglas de equivalencia.
- Malla curricular con prerrequisitos
- Reglas de convalidación propias
- El código documentado y a nombre suyo
Quién responde cuando se cae
Y no un martes a las diez de la mañana, que es cuando todo funciona.
- Responsable asignado que conoce su operación
- Tiempos de respuesta escritos en el contrato
- Acompañamiento en el primer cierre de mes
No publicamos precio de esto por la misma razón que no lo publicamos del sistema: depende del tamaño de su operación, de cuánta información hay que migrar y de qué tan a medida debe quedar. La consultoría de una hora fija alcance y precio cerrado.
De donde estás a donde quieres llegar.
Diagnóstico
Vemos cómo operas hoy y dónde se pierde tiempo o dinero. Quince minutos de llamada para definir el siguiente paso.
Carga y configuración
Cargamos programas, aranceles, períodos, becas, convenios y estudiantes.
Arranque acompañado
Capacitamos al equipo que lo va a usar y acompañamos el primer cierre de mes.
Operación continua
Soporte con responsable asignado y tiempos de respuesta por contrato.
Lo que preguntan antes de contratar.
¿Calcula el arancel por créditos?
Sí, por crédito, materia o paquete, según la política de la institución.
¿Controla becas y convenios?
Sí, con vigencia, responsable y control de presupuesto asignado.
¿Cubre la parte académica?
El alcance base es administrativo y financiero; la integración académica se evalúa en el diagnóstico.
Cómo se cotiza.
No publicamos una lista de precios porque sería inventada: dos empresas del mismo rubro pueden necesitar cosas muy distintas. Lo que sí garantizamos es cómo llegas al número.
Cotización tras el diagnóstico
Después de la llamada, si el caso lo pide, una consultoría de una hora fija alcance y precio cerrado. Si el alcance cambia, se cotiza aparte y tú apruebas antes.
Procesos, datos y usuarios
Matrícula por período, aranceles, becas, portal del estudiante y finanzas. Cuántas personas lo usarán, cuánta información hay que migrar y qué tan a medida debe quedar.
Soporte por plan
La operación continua va por plan mensual, con responsable asignado y tiempos de respuesta por contrato. Se contrata aparte de la implementación.
Ordenemos la administración del período.
Quince minutos de llamada y sales con el siguiente paso claro — aunque la respuesta sea que todavía no nos necesitas.
Agenda tu diagnóstico
Déjanos tus datos y coordinamos en el próximo día hábil.
Hablas con Génesis, la IA de Valtriom