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Seguimiento
Lo pedido llega. Persigue la entrega de cada orden y cuadra la factura contra lo recibido. Sirve cuando tu comprador cotiza bien y lo que falla es el seguimiento.
Agente de Compras
Pedir tres precios toma tres días. Y al final le compras al de siempre.
Tu comprador pasa el día pidiendo cotizaciones por WhatsApp, persiguiendo entregas y cuadrando facturas que no coinciden con lo que se pidió. Lo que se pierde en el camino no aparece en ningún reporte.
✓Cotiza con tres proveedores y te dice a quién comprarle
✓Emite la orden dentro de tus límites y persigue la entrega
✓Cuadra orden, recepción y factura antes de pagar
Conversación real
Lunes, 9:40 a.m.
Agente: «Cotizaciones de 200 cajas de guantes: A $4.10 y entrega el martes; B $3.85 y entrega en 8 días; C $3.95 y entrega el jueves. Te recomiendo C: ahorras $30 contra A y llega antes de que se acabe el inventario. ¿Emito la orden?»
Tú: «dale»
Agente: «Orden enviada a C por $790. Le confirmo la entrega el miércoles y te aviso si cambia algo.»
Cuando llegue la factura, la cruza contra la orden y lo que se recibió. Nadie tuvo que perseguir a nadie.
Génesis
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Qué hace
No manda correos. Consigue lo que necesitas.
Pedir un precio lo hace cualquiera. La diferencia está en comparar de verdad, no pasarse del presupuesto y no pagar lo que no llegó.
Pide las cotizacionesA tres proveedores de tu lista, por WhatsApp o correo, con la cantidad, la especificación y la fecha en que lo necesitas.
Compara de verdadLee el PDF o la foto de cada cotización y compara precio, plazo de entrega, condiciones de pago y cómo ha cumplido cada proveedor.
Negocia dentro de tus límitesPide plazo de pago o descuento por pronto pago a los proveedores de siempre, solo hasta donde tú autorizaste.
Emite y persigue la ordenCrea la orden en tu sistema, se la envía al proveedor y le da seguimiento hasta que llega. Si se atrasa, te avisa con tiempo.
Cuadra la facturaCruza la orden, lo que se recibió y la factura electrónica. Si no coinciden, lo marca antes de que alguien pague.
Calcula el costo real de lo importadoPrecio de fábrica más flete, arancel, ITBMS y corredor de aduana, repartido por producto. Sabes tu margen antes de poner el precio de venta.
Tres niveles
No todas las compras necesitan lo mismo.
Hay quien solo necesita que alguien persiga las órdenes, y quien necesita cotizar, negociar e importar. Elige por lo que te falta, no por el presupuesto.
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Cotización
Compras mejor. Todo lo anterior más: pide y compara cotizaciones con tres proveedores y emite las órdenes dentro de los límites que fijaste.
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Negociación e importación
Además, negocia e importa. Todo lo anterior más: negocia plazo y descuento con tus proveedores recurrentes y calcula el costo real de cada importación.
La mayoría arranca en Cotización. Si importas, Negociación e importación. Se puede cambiar de nivel cuando quieras.
El dolor
Lo que se te va en comprar, aunque no lo veas en un reporte.
Ninguna de estas cosas aparece como pérdida en tu estado de resultados. Todas te están costando dinero ahora mismo.
Se compra sin orden
La factura llega y nadie sabe qué se pidió, a qué precio ni quién lo autorizó. Cuadrarla toma más tiempo que haberla comprado bien.
Las órdenes se quedan en borrador
Se pidió el precio, se armó la orden y ahí se quedó. Nadie persigue la entrega hasta que el producto falta en la bodega.
El margen de lo importado se descubre tarde
Se pone el precio sobre el costo de fábrica. El flete, el arancel, el ITBMS y el corredor aparecen después, cuando ya vendiste.
El problema no es tu comprador. Es que una persona no alcanza a cotizar, perseguir y cuadrar todo, y siempre gana lo urgente.
Qué no es
Tú decides cuánto puede gastar.
Es lo primero que preguntan, y con razón: un agente que compra sin control sale más caro que no tenerlo.
No compra sin límite
Emite solo hasta el monto que fijes y solo a proveedores de tu lista. Por encima, o con un proveedor nuevo, aprueba una persona.
No reemplaza a tu corredor de aduana
Calcula el costo real y ordena los documentos. La declaración de aduana la sigue haciendo tu corredor.
No paga
Deja el pago programado para que lo apruebe alguien distinto a quien pidió la compra. Quien pide, quien aprueba y quien paga no son la misma persona.
Un día de trabajo
Qué hace, paso a paso.
1. Recibe la requisiciónPor WhatsApp, por correo o desde el faltante que detecta el Agente de Cadena de Suministro.
2. Pide los preciosA tres proveedores de tu lista, con la misma especificación para que la comparación sea justa.
3. Compara y recomiendaPrecio, plazo, condiciones y cumplimiento, en un solo mensaje, con su recomendación y el porqué.
4. Emite la ordenDentro de tus límites la emite solo; si se pasa, te pide aprobación primero.
5. Persigue la entregaConfirma la fecha con el proveedor y te avisa si se atrasa, antes de que falte el producto.
6. Cuadra la facturaOrden contra recepción contra factura electrónica. Si todo cuadra, pasa a pago; si no, te dice qué no cuadra.
Cómo lo logramos
Tres semanas de trabajo, explicadas.
Lo difícil no es mandar un mensaje a un proveedor. Es que compare con justicia, respete tus límites y no te haga quedar mal con proveedores de años.
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Conectamos tus compras reales
Tu sistema, tus proveedores y el historial de precios y entregas. Sin esto, el agente compararía precios sin saber quién cumple.
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Fijamos límites y proveedores
Hasta qué monto emite solo, qué proveedores están aprobados, qué puede negociar y qué siempre pasa por una persona. Todo queda firmado.
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Montamos el canal a tu nombre
El WhatsApp y el correo de tu empresa. Tus proveedores te ven a ti, no a nosotros, y si algún día te vas, el canal se queda contigo.
Estimado
Dimensiona lo que costaría con tus compras.
Elige el nivel y mueve el número de órdenes de compra al mes. Te damos el orden de magnitud de una vez, para que sepas si entra en tu presupuesto antes de sentarte con nosotros.
Nivel de servicio
60
Las que el agente cotiza, emite, persigue o cuadra
Incluye
- Todo lo del nivel Seguimiento
- Cotizaciones con tres proveedores de tu lista
- Comparación de precio, plazo y condiciones
- Órdenes emitidas dentro de tus límites
- 60 órdenes al mes incluidas
Mensual, estimado
desde $390/mes
Puesta en marcha
desde $1.890
Un asistente de compras en Panamá cuesta cerca de $980 al mes con prestaciones, y buena parte de su día se va en pedir precios y perseguir entregas.
Es un orden de magnitud, no una cotización. El número final depende de cuántos proveedores manejas, cuánto importas y qué tan ordenadas están tus compras hoy — eso sale del diagnóstico.
Lo que pase de las órdenes incluidas se cobra por orden, al precio que muestra la calculadora. La mensajería de WhatsApp se paga directo al proveedor con tu propio método de pago, a precio de proveedor y sin margen nuestro.
Lo que recuperas
La cuenta, sobre 60 órdenes al mes.
Rangos para dimensionar, no una promesa. En el diagnóstico los calculamos con tus compras reales.
Es lo que logró Walmart al negociar con un agente. Sobre US$50,000 de compras al mes serían US$1,500. En tu caso depende de cuánto se cotiza hoy.
Pedir tres precios, comparar, emitir y perseguir una orden toma unos 25 minutos. En 60 órdenes son cerca de 25 horas que vuelven a tu equipo.
Con el costo real por producto pones el precio correcto desde el primer día, en lugar de descubrir meses después que vendiste sin margen.
Se mide fácil: compara el precio promedio que pagaste el trimestre anterior contra el primero con el agente. Si ya cotizas bien y persigues cada orden, te lo decimos y no te lo vendemos.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan antes de decidir.
¿Desde qué número le escribe a mis proveedores?
Desde el WhatsApp y el correo de tu empresa, a nombre tuyo. Tus proveedores te ven a ti. Si algún día decides no seguir, el número y todo el historial se quedan contigo.
¿Y si un proveedor no quiere hablar con un agente?
El agente escribe como tu empresa y con el tono que definiste. Si el proveedor pide hablar con una persona, pasa la conversación a tu comprador. Cuando Walmart negoció con un agente, 83 % de sus proveedores dijeron quedar satisfechos; en tu caso lo medimos en la prueba.
¿Puede comprar sin mi permiso?
Solo dentro de los límites que firmes: hasta cierto monto y solo a proveedores de tu lista. Por encima de eso, o con un proveedor nuevo, te pide aprobación antes de emitir.
¿Qué pasa si la factura no cuadra con lo que se pidió?
La marca antes de que se programe el pago y te dice qué no cuadra: cantidad, precio o producto. Nadie paga una diferencia sin verla.
¿Hace la declaración de aduana?
No. Calcula el costo real de la importación y ordena los documentos para tu corredor de aduana, que es quien hace la declaración.
¿Qué cuenta como una orden de compra?
Cada orden que el agente cotiza, emite, persigue o cuadra en el mes. Lo que pase de las incluidas en tu nivel se cobra por orden.
¿Por qué dos pagos y no uno solo?
Son dos cosas distintas. La puesta en marcha es dejarlo funcionando con tu sistema, tus proveedores y tus límites: se hace una vez. La mensualidad es tenerlo comprando todos los días. Igual que contratar a alguien: primero la capacitación, después el sueldo.
¿Se conecta con los otros agentes?
Sí. El Agente de Cadena de Suministro le avisa qué hace falta comprar, y la factura cuadrada entra al Agente de Contabilidad lista para registrar y pagar.
Diagnóstico de compras
Una hora y sabes cuánto se te va en comprar.
Revisamos cómo compras hoy, a cuántos proveedores y cuánto importas, y calculamos lo que puedes recuperar con tus números — aunque la respuesta sea que no lo necesitas.
✓Te decimos con franqueza si te sirve o no
✓Te entregamos las prioridades por escrito
✓Respondemos el mismo día hábil
Empieza por el diagnóstico
Revisamos tu forma de comprar, elegimos el nivel que te sirve y ajustamos el número a tu caso. Puesta en marcha en 15 días hábiles; 20 si importas.
Solicitar diagnóstico
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