Software para administración de PH en Panamá.
Cuotas de mantenimiento, morosidad, proveedores y reportes a la junta. Cobra a tiempo y llega a la asamblea con números que nadie discute.
Administrar PH es cobrar, y cobrar es perseguir.
Lo que más pesa en las administradoras panameñas.
La morosidad crece sin aviso
Sin corte automático ni recordatorios, la cartera vencida solo se nota cuando ya es grave.
Cada PH lleva su contabilidad aparte
Varios edificios, varias cuentas, y un cierre mensual que se arma a mano para cada junta.
La junta pide números y toma días
Estados de cuenta, gastos por rubro y presupuesto ejecutado que se preparan a última hora.
Cuotas, gastos y reportes por edificio.
Se implementa por partes, en el orden que menos interrumpa tu operación.
Facturación recurrente
Cuota de mantenimiento generada y enviada sola cada mes, por unidad y por coeficiente.
Morosidad con recordatorios
Antigüedad de saldos por propietario y avisos automáticos antes y después del vencimiento.
Control por rubro
Proveedores, mantenimiento y servicios imputados al PH y al rubro correcto.
Ejecutado vs aprobado
Comparación contra el presupuesto aprobado en asamblea, al día.
Paquete para la junta
Estado de cuenta, ingresos, gastos y morosidad listos para presentar.
Varios edificios a la vez
Cada PH con su contabilidad independiente y una vista consolidada para la administradora.
Todo lo que aplica a una administradora de PH, y hasta dónde llega cada pieza.
Quince servicios que se contratan por separado o juntos, bajo un solo responsable. Cada uno tiene su página con el alcance escrito.
El sistema y el cobro
Lo que sostiene la operación todos los días.
Sistema ERP sobre Odoo
El sistema que baja la morosidad sin perseguir por teléfono.
- Cuota por unidad con estado de cuenta al día
- Gastos por edificio, con presupuesto contra ejecutado
- Fondo de reserva separado y sustentado
- Morosidad con antigüedad y acuerdo de pago
Facturación electrónica Panamá
El cobro que la DGI acepta, operando desde el primer día.
- Folios electrónicos vigilados antes de que se agoten
- Certificado de firma electrónica gestionado
- Módulo de integración con el ERP
- Soporte cuando la DGI rechaza un documento en cierre de mes
Lo que la junta va a pedir
La asamblea pide el reporte igual, esté o no listo.
- Morosidad por unidad y antigüedad
- Presupuesto contra ejecutado por edificio
- Estado del fondo de reserva
Agentes de IA
Cada uno dice lo que hace y lo que no. El límite va por escrito.
El residente consulta su estado de cuenta
Le da el saldo y el enlace de pago sin llamar a la oficina.
Lo que no hace: No condona deuda ni acuerda planes de pago.
Responde al PH que busca administradora
Recoge tamaño, unidades y necesidad antes de pasarlo.
Lo que no hace: No compromete honorarios ni condiciones.
El aviso de cuota vencida sale sin que nadie llame
Recordatorio escalonado con monto y enlace de pago.
Lo que no hace: No negocia plazos ni condona intereses.
«¿Cuánto debe la torre B?»
Preguntado en español, contestado sobre datos reales.
Lo que no hace: No muestra lo que quien pregunta no tiene permiso de ver.
La factura del proveedor entra sin digitarse
Se lee y se imputa al edificio y al rubro correcto.
Lo que no hace: No aprueba el gasto: deja el borrador para revisar.
Contesta el teléfono del residente molesto
Toma el reclamo con la unidad identificada.
Lo que no hace: No compromete una solución ni una fecha.
Gobierno de la IA
Las reglas de lo que un agente puede decir en nombre de su negocio.
Qué puede decir la IA en su nombre
Por escrito antes de encenderla, no después del primer problema.
- Qué contesta sobre precio, reclamo y condiciones
- Qué tiene que escalar a una persona
- Qué datos del cliente puede usar y cuáles no
Quién autoriza un cambio
Con socios o con varias sucursales, evita que cada quien le mueva el discurso al agente.
- Responsable de aprobar cambios de guion
- Registro de qué cambió y cuándo
- Revisión periódica de lo que respondió
Informe mensual de uso de IA
Sin ese número no sabe si le está sirviendo o solo le está gustando.
- Cuántas conversaciones resolvió solo
- Cuántas escaló y por qué
- En qué se equivocó y qué costó ese mes
Dónde corre, red y seguridad
La capa que nadie nota hasta que algo se pone lento.
El portal del residente disponible siempre
Estado de cuenta y comprobante a la mano, sin llamar.
- Portal por edificio con su identidad
- Respaldos probados
- Monitoreo con alerta antes de que le llamen
Cámaras, control de acceso y Wi-Fi del edificio
La junta lo pide y casi nunca hay quien lo sostenga después.
- Video y control de acceso instalados y administrados
- Wi-Fi de áreas comunes separado del administrativo
- Cableado y energía respaldada en el cuarto de equipos
Protección de los datos de los residentes
Maneja cédula, contacto y estado financiero de cada familia.
- ESET en los equipos de administración
- Firewall administrado y revisado
- Control de acceso al expediente del residente
A medida y soporte
Cuando el estándar no alcanza, y quién contesta después del arranque.
El estado de cuenta que pide su junta directiva
Cada PH tiene su formato y su asamblea.
- Formato propio por edificio
- Anexos de morosidad y reserva
- El código documentado y a nombre suyo
Quién responde cuando se cae
Y no un martes a las diez de la mañana, que es cuando todo funciona.
- Responsable asignado que conoce su operación
- Tiempos de respuesta escritos en el contrato
- Acompañamiento en el primer cierre de mes
No publicamos precio de esto por la misma razón que no lo publicamos del sistema: depende del tamaño de su operación, de cuánta información hay que migrar y de qué tan a medida debe quedar. La consultoría de una hora fija alcance y precio cerrado.
De donde estás a donde quieres llegar.
Diagnóstico
Vemos cómo operas hoy y dónde se pierde tiempo o dinero. Quince minutos de llamada para definir el siguiente paso.
Carga y configuración
Cargamos unidades, coeficientes, propietarios, cuotas y proveedores de cada PH.
Arranque acompañado
Capacitamos al equipo que lo va a usar y acompañamos el primer cierre de mes.
Operación continua
Soporte con responsable asignado y tiempos de respuesta por contrato.
Lo que preguntan antes de contratar.
¿Puedo administrar varios PH en el mismo sistema?
Sí, cada uno con su contabilidad separada y reportes independientes, más una vista consolidada.
¿Las cuotas se generan solas cada mes?
Sí, con facturación recurrente por unidad y envío automático al propietario.
¿Emite factura electrónica ante la DGI?
Sí, integrada con los PAC autorizados en Panamá.
Cómo se cotiza.
No publicamos una lista de precios porque sería inventada: dos empresas del mismo rubro pueden necesitar cosas muy distintas. Lo que sí garantizamos es cómo llegas al número.
Cotización tras el diagnóstico
Después de la llamada, si el caso lo pide, una consultoría de una hora fija alcance y precio cerrado. Si el alcance cambia, se cotiza aparte y tú apruebas antes.
Procesos, datos y usuarios
Cuotas recurrentes, cobranza, gastos, presupuesto y reportes por PH. Cuántas personas lo usarán, cuánta información hay que migrar y qué tan a medida debe quedar.
Soporte por plan
La operación continua va por plan mensual, con responsable asignado y tiempos de respuesta por contrato. Se contrata aparte de la implementación.
Bajemos tu morosidad.
Quince minutos de llamada y sales con el siguiente paso claro — aunque la respuesta sea que todavía no nos necesitas.
Agenda tu diagnóstico
Déjanos tus datos y coordinamos en el próximo día hábil.
Hablas con Génesis, la IA de Valtriom