Soluciones para Administración de PH
La eficiencia, la trazabilidad y la automatización son claves para que la operación no colapse y la relación con propietarios e inquilinos sea impecable..
La administración de propiedades se encarga de gestionar inmuebles en nombre de sus propietarios, incluyendo el cobro de alquileres, mantenimiento, atención de inquilinos, pago de servicios y control de contratos. Esta industria opera bajo una lógica de servicio continuo, con un alto volumen de transacciones repetitivas y mucha interacción con distintos actores (inquilinos, proveedores, propietarios).
La eficiencia, la trazabilidad y la automatización son claves para que la operación no colapse y la relación con propietarios e inquilinos sea impecable.
Procesos Manuales más Relevantes en esta industria
- Emisión manual de facturas mensuales de alquiler, mantenimiento o servicios.
- Seguimiento por WhatsApp o llamadas de mantenimientos pendientes o reclamos.
- Gestión de contratos y renovaciones sin alertas ni registros automatizados.
- Registro en Excel de pagos recibidos o deudas por cobrar.
- Distribución manual de ingresos por propiedad (ej. % al propietario, % a la administración).
Obstáculos más Comunes en esta Industria
- Retrasos en cobros por no emitir facturas a tiempo.
- Reclamos sin resolver por falta de trazabilidad o descoordinación.
- Desorden en contratos, vencimientos, renovaciones o aumentos de alquiler.
- Propietarios insatisfechos por falta de reportes claros y pagos a tiempo.
- Dificultad para escalar: más propiedades = más caos.
¿Cómo Odoo Puede Ayudar?
Odoo permite centralizar la gestión de cada propiedad como una cuenta operativa viva: automatiza cobros mensuales, controla contratos, genera alertas de vencimientos, registra reclamos, asigna mantenimientos a proveedores, y divide los pagos de forma automática entre propietarios y administradora. Con portales diferenciados, cada actor ve sólo lo que le corresponde. Así, la empresa puede crecer sin volverse un incendio operativo.
Módulos Recomendados
Esto es una lista de módulos que podemos utilizar para hacer crecer tu negocio.
Suscripciones
Descripción: Cobro recurrente de alquileres, mantenimiento, cuotas de limpieza o servicios comunes.
Ejemplo: Cada mes se genera automáticamente una factura al inquilino con alquiler + mantenimiento + cuota de agua.
Contratos
Descripción: Gestión de contratos de alquiler con alertas de vencimiento, aumentos y renovaciones.
Ejemplo: Se emite una alerta automática 30 días antes del vencimiento de un contrato para iniciar el proceso de renovación..
Helpdesk (Reclamos)
Descripción: Registro y seguimiento de reclamos o solicitudes de mantenimiento.
Ejemplo: Un inquilino reporta una filtración; se crea un ticket y se asigna a un proveedor externo desde Odoo.
Proyectos o Tareas (Mantenimiento)
Descripción: Seguimiento de obras o mantenimientos planificados en propiedades.
Ejemplo: Se crea un proyecto “Mantenimiento Edificio Bella Vista” con tareas para pintura, limpieza de tanque y reparación eléctrica.
Facturación
Descripción: Emisión de facturas automáticas y generación de reportes por propiedad.
Ejemplo: Se factura el alquiler al inquilino y se emite automáticamente una nota interna para el porcentaje de comisión a la administración.
Contabilidad
Descripción: Control de ingresos, egresos y pagos a propietarios.
Ejemplo: Cada vez que un inquilino paga, se registra el ingreso y se genera el pago correspondiente al propietario con su deducción de comisión.
Documentos
Descripción: Gestión de contratos, permisos, actas de entrega y otros documentos legales.
Ejemplo: Se adjunta al expediente de la propiedad la promesa de alquiler firmada, el inventario del apartamento y la carta de entrega.
Portal de Propietarios e Inquilinos
Descripción: Espacio donde cada actor puede revisar sus facturas, pagos, contratos y reclamos.
Ejemplo: Un propietario entra a su portal y descarga el estado de cuenta de su propiedad. Un inquilino visualiza el historial de pagos.
Beneficios Principales de Odoo y Valtriom
- Reducción drástica de errores y tareas repetitivas.
- Mejora en la experiencia de propietarios e inquilinos.
- Automatización de cobros y pagos, con control claro de comisiones.
- Crecimiento escalable sin aumento proporcional de personal.
- Imagen profesional, transparente y moderna para todos los involucrados.
Servicios que Aplican
- Mapeo de procesos operativos y financieros – Desde la cobranza hasta la distribución de ingresos.
- Configuración de contratos, suscripciones y helpdesk – Todo lo necesario para operar propiedades como centros de ingreso automatizado.
- Desarrollo de portales personalizados – Para propietarios, inquilinos y proveedores.
- Automatización de reportes contables por propiedad – Rendición mensual de ingresos, gastos y rentabilidad.
- Capacitación al equipo operativo y contable – Dominio total del ecosistema digital.
- Acompañamiento en el crecimiento – Soporte para expandirse con más propiedades sin perder el control.
Tiempo estimado de implementación
50 a 75 días, dependiendo del número de propiedades administradas, contratos activos y si se requiere migración de datos previos.
Esto es un estimado el cual puede variar de acuerdo al tamaño y a la complejidad de su implementación.