Software para colegios en Panamá.
Matrícula, cobros mensuales, morosidad y comunicación con acudientes. La parte administrativa del colegio, ordenada y cobrando a tiempo.
Educar es la misión; cobrar es la que se atrasa.
Lo que más nos consultan los colegios del país.
Morosidad que crece
Mensualidades vencidas que se detectan tarde, con acudientes que acumulan varios meses.
Matrícula manual cada año
Reinscripciones en formularios y hojas de cálculo, con datos que se repiten y se pierden.
Comunicación dispersa
Circulares por varios canales, sin certeza de quién recibió qué.
Matrícula, cobros y comunicación.
Se implementa por partes, en el orden que menos interrumpa tu operación.
Inscripción y reinscripción
Proceso con documentos, cupos por grado y datos del estudiante en un solo lugar.
Mensualidades automáticas
Facturación recurrente por estudiante, con descuentos por hermano o beca.
Seguimiento y recordatorios
Antigüedad de saldos por acudiente y avisos antes del vencimiento.
Portal y comunicación
Estado de cuenta, comprobantes y circulares con registro de entrega.
Presupuesto del colegio
Ingresos, gastos y presupuesto ejecutado, listos para la junta directiva.
Factura electrónica DGI
Emisión al acudiente conforme a la normativa panameña.
Todo lo que aplica a un colegio, y hasta dónde llega cada pieza.
Quince servicios que se contratan por separado o juntos, bajo un solo responsable. Cada uno tiene su página con el alcance escrito.
El sistema y el cobro
Lo que sostiene la operación todos los días.
Sistema ERP sobre Odoo
El sistema que sostiene la administración sin quitarle tiempo a lo académico.
- Matrícula y mensualidad por estudiante, con estado al día
- Descuentos por hermano y becas con sustento
- Cobro por concepto: matrícula, mensualidad, transporte, comedor
- Expediente del estudiante con documentos
Facturación electrónica Panamá
El cobro que la DGI acepta, operando desde el primer día.
- Folios electrónicos vigilados antes de que se agoten
- Certificado de firma electrónica gestionado
- Módulo de integración con el ERP
- Soporte cuando la DGI rechaza un documento en cierre de mes
Lo que la junta va a pedir
La morosidad escolar se resuelve temprano o no se resuelve.
- Morosidad por grado y por antigüedad
- Matrícula proyectada contra confirmada
- Ingreso por concepto
Agentes de IA
Cada uno dice lo que hace y lo que no. El límite va por escrito.
El acudiente consulta su estado de cuenta
Le da el saldo y el enlace de pago sin llamar a la secretaría.
Lo que no hace: No condona deuda ni acuerda planes de pago.
Atiende al acudiente que pregunta por cupo
Recoge grado, edad y contacto antes de pasarlo a admisiones.
Lo que no hace: No confirma un cupo ni compromete la admisión.
El recordatorio de mensualidad sale solo
Por WhatsApp al acudiente, con monto y enlace de pago.
Lo que no hace: No negocia plazos ni condona intereses.
«¿Cuánto llevamos cobrado de este mes?»
Preguntado en español, contestado sobre datos reales.
Lo que no hace: No muestra lo que quien pregunta no tiene permiso de ver.
Los documentos de matrícula se leen solos
Cédula, notas previas y certificados asociados al expediente.
Lo que no hace: No valida la elegibilidad: deja el dato para admisiones.
Contesta el teléfono en semana de matrícula
Toma la consulta y agenda la cita con admisiones.
Lo que no hace: No confirma cupo ni monto de beca.
Gobierno de la IA
Las reglas de lo que un agente puede decir en nombre de su negocio.
Qué puede decir la IA en su nombre
Por escrito antes de encenderla, no después del primer problema.
- Qué contesta sobre precio, reclamo y condiciones
- Qué tiene que escalar a una persona
- Qué datos del cliente puede usar y cuáles no
Quién autoriza un cambio
Con socios o con varias sucursales, evita que cada quien le mueva el discurso al agente.
- Responsable de aprobar cambios de guion
- Registro de qué cambió y cuándo
- Revisión periódica de lo que respondió
Informe mensual de uso de IA
Sin ese número no sabe si le está sirviendo o solo le está gustando.
- Cuántas conversaciones resolvió solo
- Cuántas escaló y por qué
- En qué se equivocó y qué costó ese mes
Dónde corre, red y seguridad
La capa que nadie nota hasta que algo se pone lento.
La plataforma aguanta el día de matrícula
Ese día todos entran a la misma hora.
- Capacidad dimensionada para el pico
- Respaldos probados
- Monitoreo con alerta antes de que usted lo note
Wi-Fi del colegio con filtrado de contenido
Red de alumnos separada de la administrativa, con control.
- Red de estudiantes separada de administración
- Filtrado de contenido en la red de alumnos
- Cobertura en aulas, biblioteca y oficinas
Protección de los datos de menores de edad
Guarda información de niños: eso exige más cuidado, no menos.
- ESET en equipos administrativos y de aula
- Firewall administrado con filtrado
- Control de acceso al expediente del estudiante
A medida y soporte
Cuando el estándar no alcanza, y quién contesta después del arranque.
Boletines y constancias con su propio formato
El de su plan de estudios y el que exige la autoridad educativa.
- Formato de boletín propio
- Constancias generadas desde el expediente
- El código documentado y a nombre suyo
Quién responde cuando se cae
Y no un martes a las diez de la mañana, que es cuando todo funciona.
- Responsable asignado que conoce su operación
- Tiempos de respuesta escritos en el contrato
- Acompañamiento en el primer cierre de mes
No publicamos precio de esto por la misma razón que no lo publicamos del sistema: depende del tamaño de su operación, de cuánta información hay que migrar y de qué tan a medida debe quedar. La consultoría de una hora fija alcance y precio cerrado.
De donde estás a donde quieres llegar.
Diagnóstico
Vemos cómo operas hoy y dónde se pierde tiempo o dinero. Quince minutos de llamada para definir el siguiente paso.
Carga y configuración
Cargamos estudiantes, grados, planes de pago, becas y datos de acudientes.
Arranque acompañado
Capacitamos al equipo que lo va a usar y acompañamos el primer cierre de mes.
Operación continua
Soporte con responsable asignado y tiempos de respuesta por contrato.
Lo que preguntan antes de contratar.
¿Genera las mensualidades solas?
Sí, con facturación recurrente por estudiante y aplicación de descuentos o becas.
¿Los acudientes pueden ver su estado de cuenta?
Sí, mediante portal, con comprobantes descargables.
¿Cubre la parte académica?
El alcance base es administrativo y financiero; la parte académica se evalúa en el diagnóstico.
Cómo se cotiza.
No publicamos una lista de precios porque sería inventada: dos empresas del mismo rubro pueden necesitar cosas muy distintas. Lo que sí garantizamos es cómo llegas al número.
Cotización tras el diagnóstico
Después de la llamada, si el caso lo pide, una consultoría de una hora fija alcance y precio cerrado. Si el alcance cambia, se cotiza aparte y tú apruebas antes.
Procesos, datos y usuarios
Matrícula, cobros recurrentes, morosidad, portal de acudientes y finanzas. Cuántas personas lo usarán, cuánta información hay que migrar y qué tan a medida debe quedar.
Soporte por plan
La operación continua va por plan mensual, con responsable asignado y tiempos de respuesta por contrato. Se contrata aparte de la implementación.
Ordenemos matrícula y cobranza.
Quince minutos de llamada y sales con el siguiente paso claro — aunque la respuesta sea que todavía no nos necesitas.
Agenda tu diagnóstico
Déjanos tus datos y coordinamos en el próximo día hábil.
Hablas con Génesis, la IA de Valtriom