Si su empresa usa Odoo en Odoo.sh, probablemente ya le pasó: llega un correo de que se agotó el espacio, o de que le recomiendan otro worker, o simplemente la factura del mes viene distinta a la del mes pasado. Y nadie en la oficina sabe explicar por qué.
No es que le estén cobrando de más. Es que Odoo.sh se cobra por tres cosas que casi nadie entiende hasta que le llega la cuenta: workers, staging y gigabytes. Este artículo explica las tres en lenguaje de empresa, sin tecnicismos, y termina con lo que puede hacer al respecto.
1. El worker: las cajas del supermercado
Piense en un supermercado. Un worker es una caja registradora abierta.
Cada vez que alguien en su empresa hace clic en "guardar", genera un reporte, valida una factura o busca un cliente, esa acción hace fila para pasar por una caja. Si hay una sola caja abierta y diez personas hacen clic al mismo tiempo, nueve esperan.
Eso es exactamente lo que siente su equipo cuando dice que "Odoo está lento": no es que el sistema sea lento, es que hay pocas cajas abiertas para la cantidad de gente que está trabajando.
La propia documentación de Odoo da la regla: un worker atiende alrededor de 6 personas haciendo clic al mismo tiempo, lo que en la práctica de una oficina equivale a unos 25 usuarios registrados, porque la mayor parte del día la gente está leyendo o escribiendo, no apretando botones.
| Usuarios en su empresa | Workers que suele necesitar |
|---|---|
| Hasta 25 | 1 |
| 25 a 50 | 2 |
| 50 a 100 | 3 a 4 |
Hay excepciones que suben ese número rápido: un punto de venta activo, una tienda en línea con tráfico, reportes contables pesados o importaciones grandes. Cada una de esas cosas es como si un cliente llegara a la caja con tres carritos llenos.
Por qué esto le llega en la factura: en Odoo.sh cada worker se cobra por separado, todos los meses. Cuando su empresa crece de 20 a 35 personas, no cambia solo la licencia por usuario: también le toca abrir otra caja.
2. El staging: el salón de ensayo
Un staging es una copia de su sistema donde se prueban cambios sin tocar la operación real.
Es el lugar correcto para probar una actualización, un módulo nuevo o un cambio en el formato de la factura antes de que lo vean sus clientes. Bien usado, un staging le evita sustos. Es el salón de ensayo antes de salir a escena.
Lo que muchas empresas no saben es que cada staging es una copia completa de su base de datos. Si su sistema pesa 20 GB, cada staging que tenga abierto es otra base de 20 GB que alguien tiene que hospedar.
Por qué esto le llega en la factura: Odoo.sh cobra cada ambiente de staging como una línea aparte, mes a mes, esté usándolo o no. Es muy común encontrar empresas pagando dos o tres stagings que su consultor abrió hace un año para una prueba y nadie volvió a cerrar.
3. Los gigabytes: el disco que nunca deja de llenarse
Aquí está la parte que más facturas sorpresa genera, y la que menos gente entiende.
Su sistema guarda dos cosas: los datos (clientes, facturas, asientos, productos) y los archivos (PDFs, imágenes, adjuntos, correos). Los datos crecen despacio. Los archivos crecen sin parar, y son los que llenan el disco.
En Panamá hay un multiplicador que en otros países no existe: la facturación electrónica. Cada factura que usted emite genera, como mínimo, un XML firmado y un PDF con el CUFE. Y esos archivos no se pueden borrar: son el respaldo legal de la operación.
Hagamos la cuenta con una empresa mediana:
| Concepto | Aproximado |
|---|---|
| Facturas emitidas al mes | 1,500 |
| Peso de cada factura (XML + PDF) | ~150 KB |
| Crecimiento mensual solo por facturas | ~225 MB |
| Crecimiento anual solo por facturas | ~2.7 GB |
A eso súmele los correos que entran con adjuntos, las imágenes de productos, las cotizaciones en PDF, los comprobantes que el equipo sube al chatter y el historial de cambios que Odoo guarda de cada registro. Una empresa que arrancó con 5 GB puede estar en 25 GB a los tres años sin haber hecho nada raro. Solo trabajar.
Por qué esto le llega en la factura: Odoo.sh incluye una cantidad fija de almacenamiento y cobra cada GB adicional por mes. Como el disco crece todos los días, el cobro adicional también. Por eso la factura "cambia sola": no es un error, es su empresa operando.
4. Cómo saber cuánto está pagando de más
Tres cosas que puede revisar hoy, sin ayuda técnica:
- Cuántos stagings tiene abiertos. Entre a su panel de Odoo.sh y cuente las ramas de staging. Si hay alguna que nadie ha tocado en tres meses, ciérrela. Es dinero directo.
- Cuánto pesa su base y cuánto de eso son archivos. En el mismo panel aparece el consumo. Si los archivos son más del 70% del total, el crecimiento va a seguir.
- Cuántos usuarios activos tiene por worker. Si pasa de 25 por worker y su equipo se queja de lentitud, ya sabe por qué.
Y tres cosas que bajan el consumo sin perder nada legal:
- No guardar el cuerpo de los correos entrantes si su equipo ya los tiene en su correo corporativo. Solo el registro de que llegó.
- Comprimir las imágenes de productos antes de subirlas. Una foto de 4 MB del celular se puede dejar en 200 KB sin que nadie note la diferencia en pantalla.
- Purgar los adjuntos duplicados. Odoo tiene herramientas para esto y un consultor lo hace en una tarde.
5. Cuándo el problema ya no es de ajuste
Todo lo anterior le ayuda a pagar lo justo dentro de Odoo.sh. Pero hay un momento en que ajustar ya no alcanza, y se reconoce fácil:
- Necesita tres o más workers y cada uno se cobra aparte.
- Su base pasa de 50 GB y el cargo mensual por almacenamiento ya es una línea seria de la factura.
- Quiere un staging permanente para su equipo de desarrollo y le cuesta lo mismo que un empleado a medio tiempo.
- Su operación es en Panamá y cada clic viaja a un servidor en Europa o Estados Unidos.
En ese punto, la pregunta ya no es cómo bajar la factura de Odoo.sh. Es si Odoo.sh sigue siendo el lugar correcto para su sistema.
Para ese tipo de empresa existe otra forma de hacerlo: un servidor dedicado, administrado, con Odoo instalado y listo, donde los workers, el staging y el espacio en disco son suyos y no se cobran por unidad. Usted paga una tarifa fija mensual por el servidor completo, con respaldos, monitoreo y soporte local en Panamá incluidos. Si su base crece 10 GB este año, el precio no cambia. Si necesita un staging más, lo abre.
En VALTRIOM ofrecemos exactamente eso bajo la línea VTGO PaaS Odoo: servidores administrados desde $129 al mes, con la facturación electrónica de Panamá ya integrada. No es para todo el mundo. Es para la empresa que ya sabe cuántos workers necesita y está cansada de que se los cobren uno por uno.
Si quiere saber si su caso es de ajuste o de cambio, escríbanos con el tamaño de su base y la cantidad de usuarios. Se lo decimos en una llamada, sin compromiso.
VALTRIOM es partner de Odoo en Panamá. Este artículo describe el modelo de cobro público de Odoo.sh a la fecha de publicación; los precios y condiciones los fija Odoo S.A. y pueden cambiar.